Usa listas para ser más productivo

Hoy quiero compartir cómo hago y utilizo las listas para mi día a día y tratar de tener todo bien organizado. He probado GTD, Autofocus, Bullet Journal y StrikeTru, pero al final me he quedado con un poco de cada.

No os voy a engañar, se me olvidan muchas cosas, es por eso que fui creando el hábito de anotarlo todo en listas, sobre todo en el trabajo, donde no solo puedo llevar un registro de lo que tengo por hacer, sino también de lo que hice y cuando lo hice.

Para empezar, aclarar que yo uso papel y bolígrafo, pero si quieres podrías trasladar la idea al mundo digital. En mi caso, nunca ha funcionado más que para listas de la compra y checklists puntuales de mi vida personal. En el trabajo, como digo, uso mucho la libreta.

Material

Como comenté, yo uso una libreta de papel, en concreto una Oxford Signature en tamaño A5, pero sirve cualquiera. El tamaño me parece lo bastante pequeño para tenerla siempre abierta en la mesa y lo suficientemente grande para mostrar mucha info en un vistazo.

También uso un bolígrafo para escribir, sirve cualquiera, suelo usar un bolí BIC Renew, con la recarga de un BIC Exact, pero vamos, en el fondo es un bolígrafo BIC, escribe con lo que te sientas a gusto. Solo necesitas un bolígrafo, lápiz, pluma, lo que quieras, con solo uno ya funciona (No necesitas el kit de Bullet Journal con colores y stickers, pero tampoco está prohibido 😉).

Las listas

En realidad, se trata de una única lista con todas las tareas por hacer.

1. Escribe la fecha

Yo aprovecho el margen izquierdo para poner solo las fechas, si tu libreta no tiene margen o usas un formato más pequeño y no quieres perder espacio, escribe las fechas en una línea nueva dejando doble espacio sobre el día anterior.

2. Anota las tareas

Anota todas las tareas que tengas pendientes, una en cada línea. En mi trabajo se maneja gran parte de la información en la nube, pero cada mañana yo anoto mis tareas para ese día en la libreta.

Para ello, escribe cada tarea en una línea nueva. Dibuja un cuadrado o un círculo y a continuación la tarea, por ejemplo:

03.11.23
○ Escribir en el blog

A mí me resulta más cómodo dibujar círculos, los cuadrados me suelen salir "raros", lo importante es poner algo a modo de checkbox para poder marcar como completado, que es lo que da subidón en las listas.

Si durante el día van apareciendo más tareas, o haces algo que no tenías en la lista, anótalas al final de tu lista. Es importante para tener un registro de lo que has hecho.

03.11.23
○ Escribir en el blog
○ Llamar al proveedor
○ Hacer Bizum a David
○ Fix user menu

3. Gestionar las tareas del día

Aquí viene la magia para mí, cuando te pongas a trabajar en una tarea, rellena la mitad de su círculo, esto ya me da una sensación de avance y me anima a seguir.

03.11.23
◐ Escribir en el blog
○ Llamar al proveedor
○ Hacer Bizum a David
○ Fix user menu

Cuando hayas completado una tarea, rellena todo el círculo:

03.11.23
◐ Escribir en el blog
● Llamar al proveedor
○ Hacer Bizum a David
○ Fix user menu

4. Gestionar un nuevo día

Ya comenté que al empezar el día anoto mis tareas. Lo primero son las tareas que no completé el día anterior. De manera que escribo la nueva fecha, y repaso las tareas no completadas. Si alguna tarea ya no tiene sentido (ya la hizo alguien, ha pasado la fecha, han pospuesto el proyecto, etc), la tacho y anoto que ha pasado. El resto las vuelvo a escribir con el círculo de nuevo en blanco y añado las nuevas tareas:

03.11.23
◐ Escribir en el blog
● Llamar al proveedor
○ Hacer Bizum a David
○ F̶i̶x̶ ̶u̶s̶e̶r̶ ̶m̶e̶n̶u̶ → Hecho por @compañero

04.11.23
○ Escribir en el blog
○ Hacer Bizum a David
○ Test nuevo entorno

De esta forma tienes un registro de los días en los que has completado las tareas, los días que has trabajado en ellas si han sido largas y por qué se ha detenido alguna tarea.

5. Extras

1. Si una tarea es compleja, puedes añadir subtareas:

04.11.23
◐ Escribir en el blog
    ● Elegir un tema
    ● Buscar información
    ◐ Escribir el MD
    ○ Corregir
    ○ Publicar
○ Hacer Bizum a David
○ Test nuevo entorno

2. Suelo empezar nuevo mes en una página nueva a la derecha, empezándola con el nombre del mes bien resaltado (Aquí si quieres puedes usar colores 😉).
3. Si algún día no he trabajado, suelo anotar si es festivo, vacaciones, baja, etc. Que luego uno se vuelve loco pensando que hizo el 25 de diciembre 😄.
4. Si tu libreta está numerada, puedes crear un índice al inicio e ir anotando la página en que empieza cada mes.

Resumen

1. Anotar la fecha.
2. Dibujar un círculo delante de cada tarea.
3. Rellenar medio círculo si has avanzado en algo una tarea.
4. Rellenar todo el círculo si la has completado.
5. Pasar las tareas sin acabar al nuevo día.

Conclusión

Hay muchos métodos para la gestión de tareas y aún más aplicaciones para ello. Como siempre, yo te comparto mi experiencia y tú prueba por ti misma si te funciona.